GESCHÄFTSORDNUNG DES VORSTANDES

Geschäftsordnung Vorstand 2021.pdf

Bemerkung: Soweit in dieserGeschäftsordnung die männliche Bezeichnung gewählt wurde, sind Männer und Frauen gleichermaßen gemeint. Falls Punkte der Geschäftsordnung nicht satzungskonform sein sollten, so gilt die Satzung des LRVBW.

• Der Vorstand besteht lt. Satzung § 12/2 des LRVBW aus dem Vorsitzenden und 4 höchstens 5 gewählten stellv. Vorsitzenden, die hauptverantwortlich für die in der Satzung genannten Themenschwerpunkte zuständig sind.
  Mitglied des Vorstandes ist weiter der von den Jugendleitern der ordentlichen Mitglieder hinzu gewählte Landesjugendleiter.
  Der Ehrenvorsitzende, falls vorhanden, ist beratendes Mitglied des Vorstandes ohne Stimmrecht.
• Verantwortlich entsprechend § 26 BGB sind der Vorsitzende und die stellv. Vorsitzenden, gemäß dem Geschäftsverteilungsplan. Der GVP ist Bestandteil der Geschäftsordnung.
• Der Vorstand ist für alle Angelegenheiten des Verbandes zuständig, sofern sie nicht durch Satzung ausdrücklich anderen Organen übertragen sind.
• Der Vorstand führt die Geschäfte des Verbandes in gemeinschaftlicher Verantwortung, er versteht sich als Kollegialgremium.Dem Vorstand obliegt aus diesem Grund im Besonderen die Kontrolle aller Geschäfte.
• Der Verband wird im Innen- und Außenverhältnis durch den Vorstand vertreten, jeder handelnd für seinen Aufgabenbereich (Geschäftsverteilungsplan).
• Der Vorstand kann Personen der Mitgliedsvereine, die Ehrenmitglieder oder den Ehrenvorsitzenden sowie Mitglieder des Expertenrats und Sachkundige mit der Wahrnehmung besonderer Aufgaben betrauen.
• Der Vorsitzende repräsentiert den Vorstand und den Verband nach innen und außen gegenüber der Öffentlichkeit und gegenüber den Verbänden und anderen Institutionen in Angelegenheiten, die den Gesamtverband betreffen. Er ist verantwortlich für die Steuerung der Vorstandsarbeit und koordiniert die Tätigkeiten der Vorstandsmitglieder im Rahmen ihrer Verantwortungsbereiche.
  Der Vorsitzende lädt zu Vorstandssitzungen ein und ist Versammlungsleiter, dies betrifft auch Versammlungen der ordentlichen Mitglieder des Verbandes. Im Verhinderungsfall trifft der Vorstand die entsprechende Vertretungsregelung.
• Jedes Vorstandsmitglied hat die anderen Vorstandsmitglieder regelmäßig und zeitnah über Entwicklungen und Vorgänge seines Verantwortungsbereiches zu unterrichten, besonders über die, die von Bedeutung für den Gesamtverband sind.
• Vorstandssitzungen finden nach Bedarf, mindestens drei Mal pro Jahr statt. Die Termine werden am Anfang des Kalenderjahres festgelegt. Verlangt ein Mitglied des Vorstandes eine Vorstandssitzung um über ein bzw. mehrere Themen zu beraten, so muss diesem Verlangen innerhalb von 6 Wochen Rechnung getragen werden.
• Angelegenheiten von grundsätzlicher und wesentlicher Bedeutung oder Angelegenheiten, die die Verantwortungsbereiche mehrerer Vorstandsmitglieder betreffen, werden im Vorstand behandelt und beschlossen, falls Beschlüsse erforderlich sind. Jedes Vorstandsmitglied ist berechtigt, ihm wichtig erscheinende Angelegenheiten anderer Schwerpunktbereiche auf die Tagesordnung einer Vorstandssitzung zu setzen.
• Um Vorstandssitzungen zügig und effektiv durchzuführen, werden zu den jeweiligen Tagesordnungs-Punkten vorab Vorlagen erarbeitet und den Mitgliedern des Vorstandes zugestellt.  Dies betrifft jedes Mitglied des Vorstandes. Die Vorlagen sollen spätestens 4 Tage vor der Sitzung beim Vorsitzenden bzw. dem Versammlungsleiter eingereicht sein, damit diese noch rechtzeitig verteilt werden können.
• Grundsätzlich müssen sich alle vorgesehenen Ausgaben im Rahmen des vom Landesrudertag genehmigten Haushaltsplanes bewegen. Nicht geplante und dringend erforderliche Ausgaben müssen im Haushalt gegenfinanziert werden und bedürfen der Zustimmung aller stimmberechtigten Vorstandsmitglieder.  In besonderen Ausnahmefällen ist auch ein Zugriff auf den nächsten Haushalt möglich, auch hier ist die Zustimmung aller stimmberechtigten Vorstandsmitglieder erforderlich. 
• Jedes Mitglied des Vorstandes ist berechtigt, in Abstimmung mit dem stellv. Vorsitzenden Finanzen, Ausgaben bzw. Verpflichtungen bis zu einer Höhe von 1.000 € je Einzelfall für seinen Bereich zu tätigen bzw. einzugehen, sofern sie sich im Rahmen des vom Landesrudertag genehmigten Haushaltsplanes bewegen. Zwischen 1.000 und 5.000 € bedarf es der Zustimmung des stellv. Vorsitzenden Finanzen. Ab einem Betrag von 5.000 € ist darüber hinaus die Zustimmung des Vorstandes erforderlich.
• Vorstandssitzungen finden in der Regel als Präsenzsitzungen statt. Es können aber auch Onlinesitzungen oder Telefonkonferenzen stattfinden oder es können Beschlüsse im Umlaufverfahren herbeigeführt werden.  Vorstandsbeschlüsse werden mit Mehrheit der teilnehmenden stimmberechtigten Vorstandsmitglieder gefällt, bei Umlaufbeschlüssen ist die Mehrheit aller stimmberechtigten Vorstandsmitglieder erforderlich.
• Vorstandssitzungen finden grundsätzlich nichtöffentlich statt. Das bedeutet, dass der Verlauf der Diskussionen und evtl. Beschlüsse, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, auch nicht weitergegeben werden dürfen.
• Der Vorsitzende kann Fachleute (Experten) zu entsprechenden Themen zu Vorstandssitzungen einladen. Falls ein anderes Vorstandsmitglied das wünscht, wird dem Folge geleistet.
• Die Ladungsfrist für Präsenz- oder Onlinevorstandssitzungen beträgt 14 Tage vor Sitzungsbeginn, für Telefonkonferenzen 3 Tage und für zu fällende Beschlüsse im Umlaufverfahren (E-Mail-Verfahren) beträgt die Frist der Stellungnahmen ebenso 3 Tage. 
  Zu Vorstandssitzungen eingeladen wird mit Angabe der Tagesordnung, dem Ort der Versammlung und dem Beginn der Sitzung.
• Ein Vorstandsmitglied  gilt bei Beratungspunkten, die seine persönlichen/privaten Interessen betreffen, als befangen und muss während der Behandlung des TOP den Raum verlassen.
• Von allen Vorstandssitzungen, egal ob Präsenz- oder Onlinesitzung, Telefonkonferenzen oder Beschlüsse im Umlaufverfahren sind Protokolle anzufertigen, die vom Protokollanten und dem Versammlungsleiter zu unterzeichnen sind. Diese Protokolle sind den Vorstandsmitgliedern innerhalb von 10 Tagen zuzustellen. Einsprüche gegen Festlegungen im Protokoll sind innerhalb weiterer 10 Tage beim Vorsitzenden, bzw. beim Versammlungsleiter  einzureichen. Diese werden dann auf der nächsten Vorstandssitzung behandelt.
• Gemäß § 12/6 der Satzung des LRVBW kann der Vorstand Fachausschüsse bilden. Den Vorsitz dieser Fachausschüsse führt das Mitglied des Vorstandes, in dessen Bereich die Bildung dieses Fachausschusses fällt.  Er lädt auch zu entsprechenden Sitzungen des Ausschusses ein. Auch von diesen Sitzungen ist ein Protokoll zu fertigen und allen Vorstandsmitgliedern zuzustellen.  Fristen für Einladung und Erstellung des Protokolls siehe Vorstand.
• Der Stellv. Vorsitzende Finanzen hat die Gesamtverantwortung über die Finanzgeschäfte. Die Finanzgeschäfte bewegen sich im Rahmen des beschlossenen aktuellen Haushaltsplans, ansonsten bedürfen sie eines Beschlusses des Vorstandes. Der Stellv. Vorsitzende Finanzen ist berechtigt, sich der entsprechenden erforderlichen Hilfskräfte oder Fachleute zu bedienen. Er erhält Bankvollmacht und er ist berechtigt, Bankgeschäfte im beschlossenen Rahmen zu tätigen. Damit der Verband finanziell auch im Fall der Verhinderung des stellv. Vorsitzenden Finanzen finanziell handlungsfähig bleibt, erhält der Vorsitzende Bankvollmacht
• Der Vorstand hat sich diese Geschäftsordnung auf der Vorstandssitzung am 21.03.2021 gegeben. Änderungen der Geschäftsordnung bedürfen der Zustimmung aller Vorstandsmitglieder. 

VERBANDSRESSORTS – GESCHÄFTSVERTEILUNGSPLAN | STAND: 26.3.21

Geschäftsverteilungsplan 2021.pdf

Vorsitzender

• Vertretung nach innen und außen

Nach innen: Besuche, Jubiläen, Geburtstage, Ansprechpartner für die Vereine
Nach außen: LSV, DRV, (3) Sportbünde, Politik Netzwerkpflege / Sponsoring

• Leitung V-Sitzungen, G-Ordnung
• Verbandsentwicklung, Satzung
• Koordination der Ressorts
• Öffentlichkeitsarbeit
• Good Governance
• Förderprogramme der Sportbünde oder DOSB
• Personal

Ressort Verwaltung

• Geschäftsstelle
• Digitalisierung / Verbandssoftware
• Datenschutz
• Mitgliederwesen, Schriftverkehr
• Terminwesen
• Sitzungsorganisation
• Archiv, Statistik
• Führung Ehrenliste
• Marketing
• Förderprogramme der Sportbünde oder DOSB (mit Vors.)
• Versicherungen, Schadensmeldungen

Ressort Finanzen

• Wirtschaftsplan
• Controlling, HH-Bewirtschaftung mit Steuerberater
• Rechnungswesen, Zahlungsverkehr
• Steuern
• Liegenschaften/Inventar
• Finanzberichte an die Ressorts
• Beitragswesen
• Einkauf
• Personalwesen (Abrechnung/Zeitnachw.)
• Sportförderung - Abrechnung Förderanträge

Ressort Leistungssport

• Umsetzung Leistungssportkonzept
• Beratung, Unterstützung der Stützpunkte
• Kaderrichtlinien und -organisation
• Talentförderung
• Duale Karriere und Beratung Athleten
• Leistungsdiagnostik, Testmaßnahmen
• BW-Mannschaftsbildung
• Kommunikation mit Trainern & Sportvorsitzenden
• Leitung Trainer-Team
• Dienstaufsicht, Aufgaben und Anweisungen der LS-Angestellten
• Verbandsboote (Leistungssport)

Ressort Breitensport

• Sicherheit, Steuerleute, Obleute
• Technik, Material, Bootswarte
• Verbandsboote Breitensport

Breitensport:

• Events, Wettkämpfe und Regatten (BS)
• Nichtruderische Sportangebote, Fitness
• Deutsches Sportabzeichen

Wanderrudern:

• Angebot von Verbandswanderfahrten
• Hilfestellung zur Planung von Vereinswanderfahrten
• Zuarbeit zum DRV-Gewässerkatalog

Umwelt / Ruderreviere:

• Umweltschutzmaßnahmen
• Behördenkontakt bei Gewässersperrungen und Wasserbaumaßnahmen

Ressort Bildung und Sportentwicklung

Bildung:

• Aus-/Fortbildungsangebot
• Qualifizierung Trainer im LS und BS
• Weiterbildung, Seminare
• Vertretung Bildung: DRV, Sportschulen, OSP, Sportbünde

Sportentwicklung:

• Gesundheit, Masters, Ältere, Konzepte und Projektentwicklungen
• Digitale Bildung
• Professionalisierung Trainer
• Personal- und Organisationsentwicklung

Ruderjugend

• Organisation von Ruderlagern, Wanderfahrten, Athletik-Wettbewerben, Talentiaden
• Schulrudern
• Kooperation mit Bildung/TA zur Berechtigung Juleica
• Organisation/Nominierung BW der Jungen und Mädchen

Externe, Experten

• Öffentlichkeitsarbeit
• Anti-Doping
• Datenschutz
• Schulrudern
• Wettkampfwesen
• Öffentlichkeitsarbeit:
• Redaktion Ruderblatt
• Newsletter, Beiträge Homepage

Geschäftsstelle

• Datenpflege (Verbandssoftware)
• allg. Telefonauskunft
• Erstellung Statistiken (Sportbünde, etc.)
• Buchführung/Zuarbeit Stellv. V. Finanzen
• Protokollführung bei Sitzungen/LRT
• Posteingang und -verteilung
• Schriftwechsel mit Mitgliedern und Verbänden nach Weisung
• Unterstützung des Vorstands bei der Organisation von Veranstaltungen (Einladungen, Reservierungen, etc.)
• Ablage, Verwaltung Büromaterial/LRVBW Bestand
• Bescheinigungen, Rundschreiben, Terminmanagement
• Präsenzzeit in der Geschäftsstelle im SpOrt nach Absprache

Good_Governance LRVBW 2021.pdf

GOOD GOVERNANCE – REGULARIEN 

Präambel

A. Umgang miteinander 

1.     Kultur der Wertschätzung und des Respekts 

2.     Grundlage unseres Handelns  

3.     Vorstand

4.     Zusammenwirken von Expertenrat, Fachausschüssen und Vorstand

B. Verhalten im Geschäftsverkehr 

1.     Interessenkonflikte, Geschenke und Einladungen 

1.1. Interessenkonflikte 

1.2. Geschenke und sonstige Zuwendungen 

1.3. Einladungen 

1.4. Vorgehen zur Offenlegung 

2.     Interessenvertretung

3.     Stakeholder-Beteiligung

4.     Honorare

5.     Umgang mit Ressourcen 

5.1. Umgang mit Verbandseigentum und Mitteln 

5.2. Herkunft und Verwendung finanzieller Ressourcen 

     6. Datenschutz und Vertraulichkeit

C. Verfahren zur Meldung von möglichen Verstößen

Präambel 

Diese Good Governance-Regularien (im Folgenden „GG-Regularien“) bilden zusammen mit dem Ehrencodex des DRV die normative Grundlage, um dem Anspruch des Landesruderverbandes Baden-Württemberg e.V. (LRVBW) gerecht zu werden, die zur Verfolgung der Verbandsziele notwendige Verbandssteuerung und das Verbandshandeln an ethischen Maßstäben auszurichten. 

Die ethischen Maßstäbe orientieren sich stets an den vier Prinzipien von Good Governance: 

• Integrität 
• Verantwortlichkeit und Rechenschaftspflicht 
• Transparenz 
• Partizipation und Einbindung 

Die GG-Regularien sind verbindliche Regelungen für alle ehrenamtlichen Funktionsträger, wie Mitglieder des Vorstandes, der Fachressorts und Beiräte sowie für die hauptamtlichen Mitarbeiter des LRVBW. Zugleich dienen sie als Vorbild und Anregung für gleichartige Regelungen in den Mitgliedvereinen. Ziel ist es, die Transparenz zu fördern und die Besonderheiten ehrenamtlicher Organisationen deutlich zu machen, um das Vertrauen in die Glaubwürdigkeit des deutschen Sports zu stärken. 

Die Good Governance-Regularien sind in ihrer sprachlichen Fassung wegen besserer Lesbarkeit in geschlechtsneutraler oder männlicher Form gehalten und sprechen alle Geschlechter an. 

A. Umgang miteinander 

1. Kultur der Wertschätzung und des Respekts 

Das Ansehen und der Ruf des LRVBW werden wesentlich durch das Verhalten und Auftreten seiner haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter geprägt. Deshalb ist ein respektvoller, fairer und sachorientierter Umgang untereinander und gegenüber Dritten von großer Bedeutung für die Verbandskultur nach innen und die Reputation nach außen. Dabei weist der Sport Besonderheiten auf, die auch im LRVBW selbst und im Hinblick auf dessen Vorbildrolle für Vereine eine Rolle spielen. 

In Sportvereinen und Verbänden geht es um gemeinsames Erleben, vielfältige Aktivitäten mit körperlichem Einsatz und die Freude am Miteinander. Gemeinschaft zählt und schafft Nähe, ein lockerer Umgangston ist die Regel. Das ist das Schöne am Sport, doch darf Lockerheit nicht zu Grenzüberschreitungen führen. Menschen sind unterschiedlich, manche brauchen mehr Distanz, akzeptieren nicht gleich das „Du“ oder eine Umarmung bei jeder Begrüßung. Auch flapsige Bemerkungen kommen nicht überall gut an, vor allem nicht, wenn sie in Anzüglichkeiten abdriften. Eine solche Haltung sollte jeder Person zugestanden werden, ohne deren Bereitschaft zur offenen Kommunikation damit in Frage zu stellen. Nicht jede Person mag vereinnahmt werden, manche differenzieren auch fein, ob sie jemanden eher mehr oder weniger mögen. Das ist ihr gutes Recht. Wo Hierarchiefragen hineinspielen, ist professionelle Distanz von besonderer Bedeutung. 

Im Ehrenamt wie im Beruf kann es schnell zu Missverständnissen kommen, wenn eine lockere Ansprache als zu fordernd erscheint, die dahinterstehenden Absichten nicht deutlich werden, sondern Interpretationsspielraum lassen. Was für manche (noch) unter sportlicher Kameradschaft läuft, können andere als zu viel (aufgezwungene) Nähe empfinden. Die naheliegende, für das Gegenüber aber bisweilen unerwartete Reaktion des Zurückweisens ist schon in anderen Zusammenhängen schwierig genug. Bei einem Hierarchiegefälle wird sie zum problematischen Kraftakt, der grundlegende Konflikte mit sich bringen kann. 

Deshalb ist besondere Aufmerksamkeit nötig, muss Respekt vor individuellem Empfinden und dem Wunsch nach (mehr) Distanz stets im Vordergrund stehen. Nur so kann sportliches Miteinander auf Augenhöhe als positiv von allen erfahren werden. 

2. Grundlage unseres Handelns 

Die Mitarbeiter in Führungspositionen tragen eine besondere Verantwortung. Ihr Handeln ist gekennzeichnet von freundlichem und verbindlichem Umgang, Leistung, Offenheit und sozialer Kompetenz. Sie vertrauen ihren Mitarbeitern und gestatten ihnen – soweit möglich – Eigenverantwortung und Freiraum in ihrer Arbeit. Dies schließt angemessene Fachaufsicht nicht aus. 

Ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter halten sich an das geltende Recht und beachten die Richtlinien und Vorschriften des DOSB und LRVBW. 

Der LRVBW informiert seine Mitgliedsvereine frühzeitig über neue Entwicklungen, die ihre Belange betreffen. Zur gleichzeitigen und zeitnahen Information seiner Mitgliedsvereine nutzt er die geeigneten Medien. Die Inhalte der Vorstandssitzungen werden den Mitgliedsvereinen in Form von Kurzprotokollen übermittelt. 

Die Arbeit des DOSB beruht auf dem konstruktiven Zusammenwirken von ehrenamtlichen und hauptamtlichen Mitarbeitern*innen. 

3. Vorstand

Der Vorstand verpflichtet sich, seine Aufgaben gemäß § 12 der Satzung des Landesruderverbandes Baden-Württemberg ausschließlich im Verbandsinteresse wahrzunehmen und dabei die Prinzipien der Integrität, Verantwortung, Transparenz und Partizipation zu beachten. 

Der Vorstand ist gesetzlicher Vertreter nach § 26 BGB (§ 12 Abs. 3 der Satzung). Die Aufgaben des Vorstands sind in § 12 der Satzung geregelt. Die Rechte und Pflichten des Vorstands sind ferner der aktuellen Geschäftsordnung des Vorstandes zu entnehmen. 

4. Zusammenwirken von Expertenrat, Fachausschüssen und Vorstand 

Der Expertenrat, die Fachausschüsse und der Vorstand arbeiten vertrauensvoll zusammen, um die in der Satzung beschriebenen Ziele zu erreichen und Aufgaben zu erfüllen. Der Vorstand trifft die Entscheidungen zur inhaltlichen, sportpolitisch-strategischen Ausrichtung des LRVBW, er führt die Geschäfte des LRVBW im Einklang mit der Satzung und den Beschlüssen der Mitgliederversammlung. Der Vorstand entscheidet in allen Angelegenheiten, soweit sie die Satzung nicht einem anderen Gremium zuweist. Der Vorstand wird durch den Expertenrat beraten. Fachausschüsse ergänzen und unterstützen die einzelnen Vorstandsmitglieder in ihrer jeweiligen Ressortarbeit. Konflikte zwischen dem Vorstand oder einzelnen Mitgliedern dieser Gremien werden im fairen Umgang miteinander gelöst. 

B. Verhalten im Geschäftsverkehr 

Die vorliegenden GG-Regularien richten sich gleichermaßen an die ehrenamtlichen Funktionsträger und die hauptamtlichen Mitarbeiter des LRVBW. Ein Großteil der Regularien hat eine generelle Gültigkeit, bei einigen gilt es jedoch, zwischen Haupt- und Ehrenamt zu unterscheiden. Wenn eine solche Unterscheidung notwendig ist, so ist sie im Folgenden konkret beschrieben und erläutert. 

1. Interessenkonflikte Geschenke und Einladungen 

1.1. Interessenkonflikte 

Ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter treffen ihre Entscheidungen für den LRVBW unabhängig von sachfremden Überlegungen, d. h. unabhängig von persönlichen Interessen oder Vorteilen. Auch der bloße Anschein sachfremder Überlegungen muss vermieden werden.
Aus diesem Grund gibt es Konstellationen, in denen ein Engagement für ein höheres Wahlamt beim LRVBW nicht möglich ist. Grundsätzlich besteht ein Interessenkonflikt, wenn hauptberuflich einer leitenden Tätigkeit in einem Wirtschaftsunternehmen oder einer Behörde mit engem Bezug zum Sport, sowie in einem der Wirtschaftspartner nachgegangen wird (z.B. leitende Position in sportnahen Wirtschaftsunternehmen oder politische Verantwortlichkeit für Fragen des Sports in einer Behörde). In solch einem Fall liegt eine Inkompatibilität zwischen der hauptberuflichen und ehrenamtlichen Tätigkeit vor. Eine solche Konstellation gilt es bereits bei der Wahl in die Gremien des LRVBW zu bedenken und zu vermeiden. Sollte sich während der ehrenamtlichen Tätigkeit eine solche Situation ergeben, ist das Amt in den Gremien des LRVBW niederzulegen. Der jeweilige Einzelfall ist unabhängig von der hierbei letztlich getroffenen Entscheidung präzise abzuwägen und zu dokumentieren. 

Davon zu trennen sind die Situationen, bei denen während der laufenden Arbeit im Vorstand im Einzelfall Interessenkonflikte entstehen können. Hier gelten die untenstehenden Regularien. Ein besonderes Augenmerk ist auf solche Auftragsvergaben zu legen, bei denen Mitglieder im Vorstand einen bestimmenden Einfluss auf einen potenziellen Auftragnehmer besitzen. Darunter wird die Möglichkeit verstanden, alle wesentlichen Entscheidungen der Geschäftsführung, der Geschäftspolitik sowie sonstige wesentliche unternehmerische Entscheidungen zu treffen oder zu beeinflussen. Eine Vergabe von Aufträgen an ein solches Unternehmen / Institution kann erst nach einer gesonderten Prüfung geschehen. Die Anzeige- und Meldepflicht bleibt davon unberührt. 

Allgemein bedeutet dies: 

• Wenn bei einer konkreten Aufgabe/Entscheidung persönliche Interessen berührt werden können, ist dies anzuzeigen und zu klären, ob eine Teilnahme an der Beratung und Entscheidung möglich ist bzw. die Aufgabe einem anderen übertragen wird. 
• Anzuzeigen sind ebenfalls persönliche Beziehungen, die über die im Sport übliche Verbundenheit hinausgehen, sowie persönliche Interessen, die mit Mitgliedsorganisationen, sonstigen Sportverbänden, Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern des DOSB in Zusammenhang stehen und zu einem Interessenkonflikt im Einzelfall führen können.

3.     Die Mitglieder des Vorstandes legen in einem öffentlich zugänglichen Interessenregister auf der Website des LRVBW alle materiellen und nicht-materiellen Interessen, die aufgrund ihrer jeweiligen Aufgabe im LRVBW zu einem Interessenkonflikt führen oder als solcher wahrgenommen werden können, offen. Hierunter fallen alle Funktionen in Wirtschaft, Politik und Sport sowie die für die Aufgabe im LRVBW relevanten Mitgliedschaften. 

4.     Ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter unterlassen alle Maßnahmen, insbesondere private bzw. eigene berufliche Geschäfte, die den Interessen des LRVBW entgegenstehen oder Entscheidungen bzw. die Tätigkeit für den LRVBW sachwidrig beeinflussen können. 

• Die ehrenamtliche Mitwirkung von Mitarbeitern der Geschäftsstelle in Gremien des organisierten Sports auf Vereinsebene wird mit Blick auf den Kontakt zur Basis begrüßt. Das Mitwirken von Mitarbeitern in Leitungsfunktionen in Organen der Mitgliedsorganisationen des LRVBW ist zu vermeiden. 

1.2. Geschenke und sonstige Zuwendungen 

Ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter  müssen jeden Anschein vermeiden, im Rahmen ihrer Tätigkeit für den LRVBW für persönliche Vorteile empfänglich zu sein. Geschenke und sonstige Zuwendungen, die in einem Zusammenhang mit der jeweiligen Aufgabe im LRVBW stehen bzw. stehen können, dürfen daher nur im vorgegebenen Rahmen und in transparenter Weise angenommen oder gewährt werden. 

Dabei erfordert die weit verbreitete Geschenkekultur im Sport auf nationaler und internationaler Ebene eine klare Linie, aber im Einzelfall auch Fingerspitzengefühl. Im Zweifelsfall ist ein Geschenk oder eine sonstige Zuwendung abzulehnen. 

Dies bedeutet: 

1.     Ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter dürfen Geschenke von Mitgliedsorganisationen, sonstigen Sportverbänden, Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern des LRVBW nur im Rahmen des sozial Adäquaten annehmen. 

2.     Wird das Geschenk als Repräsentant des LRVBW entgegengenommen, so ist dieses nach Erhalt an das Ressort Finanzen bzw. Verwaltung zu übergeben. 

3.     Als Richtwert zur Beurteilung der Frage, ob ein persönliches Geschenk als sozial adäquat gilt kann für Mitarbeiter des DOSB ein Geldwert in Höhe von 44 Euro herangezogen werden (§ 8 Abs. 2 des EStG Sachbezugsfreigrenze für einkommensteuerfreie Zuwendungen). 

4.     Geschenke, die den Rahmen des sozial Adäquaten übersteigen, deren Ablehnung aber aufgrund der Situation unhöflich wäre, können in Ausnahmefällen angenommen und müssen nach Erhalt an das Ressort Finanzen, bzw. Verwaltung übergeben werden. 

5.     Als Zuwendung gilt auch die Gewährung von Rabatten oder anderen Vergünstigungen. 

6.     Das Annehmen von Zuwendungen in Form von (Bar-) Geldgeschenken ist ausnahmslos untersagt, ebenso das Fordern eines Geschenkes oder sonstiger Vorteile. 

7.     Wenn ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter des LRVBW von Mitgliedsorganisationen, sonstigen Sportverbänden, Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern des LRVBW Waren oder Dienstleistungen für private Zwecke beziehen, so ist dies rein privat im üblichen geschäftlichen Rahmen abzuwickeln und der marktübliche Preis zu bezahlen. 

1.3. Einladungen 

Einladungen von Dritten dürfen nur im vorgegebenen Rahmen in transparenter Weise angenommen werden. 

Bei Einladungen zu Sportveranstaltungen ist zwischen Dienst- bzw. Repräsentationsterminen und Einladungen mit (überwiegendem) Freizeitwert zu differenzieren. Letztere sind im Zweifelsfall abzulehnen.
Dies bedeutet: 

• Ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter dürfen Einladungen zum Essen oder zu Veranstaltungen von Mitgliedsorganisationen, sonstigen Sportverbänden, Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern des LRVBW nur annehmen, wenn dies einem berechtigten geschäftlichen/dienstlichen Zweck dient und die Einladung freiwillig erfolgt. 
• Einladungen zu kulturellen, sportlichen oder sonstigen Veranstaltungen sind anzuzeigen. Ein Vertreter des Gastgebers muss anwesend sein, um den geschäftlichen Zweck sicherzustellen. 
• Einladungen jeglicher Art müssen angemessen sein und im Rahmen der üblichen Zusammenarbeit stattfinden (z. B. Essen und Getränke während einer Sitzung oder eines Seminars, ein Empfang im Anschluss an eine Veranstaltung). Entscheidend ist stets, dass die Einladung einem Geschäftszweck oder der Repräsentation dient und der Eindruck einer unzulässigen Beeinflussung ausgeschlossen ist. 
• Über den Besuch von wiederkehrenden Veranstaltungen, die Teilnahme an üblichen Besprechungen und vergleichbaren dienstlichen Terminen mit jeweils entsprechender Bewirtung kann nach Absprache pauschal informiert werden bzw. die jeweilige Reisegenehmigung/Reisekostenabrechnung als Information ausreichen. 
• Soweit es erkennbar um höherwertige Bewirtungen oder Einladungen geht, muss immer im Vorfeld eine Genehmigung eingeholt werden. 
• Generell sind häufige Einladungen durch denselben Kunden, Lieferanten, Dienstleister oder anderen Geschäftspartner kritisch zu sehen. und nur im Ausnahmefall und nach entsprechender Genehmigung zulässig.

1.4. Vorgehen zur Offenlegung von Interessenskonflikten und der Genehmigung zur Annahme von Geschenken und Einladungen 

a.) Für die Offenlegung und Anzeige von Interessenskonflikte und die Anzeige, Abklärung und Genehmigung zur Annahme von Einladungen gilt folgendes: 

Hauptamtliche Mitarbeiter:
o Für hauptamtliche Mitarbeiter ist der Vorgesetzte (Ressortleiter, Vorstand des Geschäftsbereichs) die zuständige Person.
o Für die Mitglieder des Vorstandes ist der Vorstand ohne das betroffene Vorstandsmitglied zuständig. 

Ehrenamtliche Funktionsträger:
o Für ehrenamtliche Funktionsträger ist das jeweilige Gremium, dem sie angehören, ohne das betroffene Mitglied, zuständig. 

b.) Für die Anzeige, Abklärung und Genehmigung zur Annahme von Geschenken gilt folgendes:
Für hauptamtliche Mitarbeiter und ehrenamtliche Funktionsträger ist der Good Governance Beauftragte des LRVBW zuständig.
 

2. Interessenvertretung 

Ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter vertreten die Interessen des LRVBW in transparenter und verantwortlicher Weise und unterlassen unzulässige Vorteilsgewährungen an Dritte. 

Dies bedeutet: 

1.     Die vorgenannten Regelungen zu „1.2 Geschenke und sonstige Zuwendungen“ und „1.3 Einladungen“ gelten entsprechend für Geschenke, sonstige Zuwendungen und Einladungen, die der LRVBW bzw. dessen ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtlichen Mitarbeiter, Repräsentanten von Politik und Verwaltung, Mitgliedsorganisationen, sonstigen Sportverbänden, Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern gewährt. 

2.     Insbesondere Mandatsträger, Amtsträger, dem Öffentlichen Dienst besonders Verpflichtete, Mitarbeiter von Abgeordneten und Fraktionen sowie Personen in vergleichbaren Funktionen anderer Nationen dürfen nur zu Informationsveranstaltungen oder zur Repräsentation z. B. bei Sportveranstaltungen mit jeweils angemessener und sozialadäquater Bewirtung eingeladen werden. Die Aussprache von Einladungen an Begleitpersonen ist ebenso wenig zulässig wie Einladungen zu Unterhaltungs- und Freizeitprogrammen, soweit sie nicht integraler und sozialadäquater Bestandteil der Information sind. Jeglicher Eindruck einer unzulässigen Beeinflussung ist auszuschließen. 

3.     Die Personengruppen gemäß 2. sind in Veranstaltungen des LRVBW (z. B. durch einen Vortrag oder die Teilnahme in einem Podium) nur im Rahmen ihrer jeweiligen Funktion und ohne Honorierung einzubinden. Reisekosten sind nur im Rahmen der Reisekostenregelung, und soweit die Teilnahme gezielt durch den LRVBW erbeten wurde, ohne dass eine offizielle Repräsentation gem. 2 vorliegt, zu übernehmen. 

4.     Einladungen zu kulturellen, sportlichen oder sonstigen Veranstaltungen erfolgen grundsätzlich schriftlich. Es ist jeweils darauf zu verweisen, dass die für das Unternehmen oder die Behörde, den Sportverband bzw. die entsprechende Institution des Eingeladenen geltenden Compliance-Regeln sowie die steuerlichen Vorgaben zu beachten sind. 

5.     Alle Einladungen des LRVBW sind im Rahmen der üblichen Aktenführung, z. B. durch Teilnahmelisten, zu dokumentieren. 

3. Stakeholder-Beteiligung 

Der LRVBW bekennt sich zu einer nachhaltigen, verantwortungsvollen und transparenten Ausrichtung seines Handelns. 

Die internen und externen Anspruchsgruppen des LRVBW, sog. „Stakeholder“, sind Organisationen, Gruppen und Einzelpersonen, die Einfluss auf das Verbandshandeln nehmen oder durch die Umsetzung der Verbandsziele betroffen sind. 

1.     Ziel ist es, den offenen Dialog mit Stakeholdern zu intensivieren, um so ein besseres Verständnis von den jeweiligen Anliegen und Erwartungen an den LRVBW zu erhalten, aber auch die Ziele, Beweggründe und Handlungsnotwendigkeiten des LRVBW besser zu kommunizieren. 

2.     Um einen fairen Dialog mit den Stakeholdern zu gewährleisten, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden: 

·       Fairness und Zuverlässigkeit:
Zusagen und Absprachen sind einzuhalten. Sollten sich grundlegenden Änderungen der Rahmenbedingungen oder neue Sachverhalte ergeben, ist dies darzulegen. 

·       Transparenz:
Es müssen von beiden Seiten vollständige und aktuelle Informationen übermittelt werden. 

·       Frühzeitigkeit und Regelmäßigkeit:
Sich abzeichnende Neuerungen werden den tangierten Stakeholder so früh wie möglich zugänglich gemacht. 

3.     Zu Beginn der Stakeholderbeteiligung sind der vorgesehene Charakter (reine Information, Dialog, Beratung oder weitergehende Partizipation), die Rahmenbedingungen des Austauschs und die verfolgten Ziele von beiden Seiten klar zu definieren. 

4.     Relevante Erkenntnisse und Ergebnisse des Stakeholder-Dialogs werden in die strategischen Entscheidungen des LRVBW einfließen. Die grundsätzliche Entscheidungsverantwortung verbleibt bei den Organen des LRVBW. 

5.     Der Dialog findet seine Grenzen in den berechtigten geschäftlichen Interessen, den Rechten Dritter oder der Behinderung eines noch nicht abgeschlossenen, verbandsinternen Diskussions- und Entscheidungsprozesses. Der LRVBW achtet auch darauf, dass keine Informationen an Stakeholder gegeben werden, die auf Grund gesetzlicher oder verbandsinterner Regularien zunächst anderen Teilen oder Organen des LRVBW vorgelegt werden müssen. 

4.Honorare 

Zum Umgang mit Honorareinnahmen von ehrenamtlichen Funktionsträgern und hauptamtlichen Mitarbeitern, z. B. für die Erstellung von Gutachten, das Halten von Vorträgen, die Teilnahme an Diskussionsveranstaltungen oder Foren etc., gilt folgendes: 

• Falls die Tätigkeit im Dienst des LRVBW erfolgt, d. h. der Leistende wird klar und eindeutig im Rahmen seiner ehrenamtlichen Funktion bzw. seiner hauptamtlichen Stelle für den LRVBW tätig, stellt der LRVBW (als Leistungserbringer) der Organisation, in deren Auftrag die Tätigkeit erfolgt, für die erbrachten Leistungen durch die Buchhaltung eine Honorarrechnung. Aufgrund des erfolgenden Leistungsaustauschs zwischen dem LRVBW und der Organisation, für die die Leistungserbringung erfolgt, kann diese keinen Anspruch auf Erteilung einer Spendenquittung erheben. 

Kennzeichnend für eine Tätigkeit im Dienst des LRVBW sind insbesondere: 

• • Veranlassung durch eine weisungsbefugte Stelle 
  • Veranlassung per Gremienbeschluss 
  • Stellung eines Antrags auf Dienstreisegenehmigung 
  • Stellung eines Antrags auf Reisekostenerstattung 
  • Zeiterfassung betreffend der (vorbereitenden) Aktivitäten erfolgt als Dienstzeit 
  • Tätigwerden erfolgt kraft Innehabens eines LRVBW-Amtes 
  • Akquisition bzw. Einladung erfolgt im Rahmen einer Tätigkeit für den LRVBW
     
• Falls die Tätigkeit der Privatsphäre der handelnden Person zuzuordnen ist, d.h. der Leistende wird klar und eindeutig außerhalb seiner ehren- oder hauptamtlichen Tätigkeit für den LRVBW tätig, dann stellt die Privatperson (als Leistungserbringer) der Organisation, in deren Auftrag die Tätigkeit erfolgt, für die erbrachten Leistungen auf eigenen Namen und für eigene Rechnung eine Honorarnote und vereinnahmt die zugehörige Zahlung als persönliche Einkünfte. Die ordnungsgemäße steuerliche Deklarierung liegt hierbei in der Verantwortung der handelnden Person. 

Kennzeichnend für die Zuordnung einer Tätigkeit zur Privatsphäre sind bei hauptamtlichen Mitarbeitern insbesondere: 

• • Anzeige der Tätigkeit als Nebentätigkeit beim Ressort Verwaltung (gem. Dienstvertrag) 
  • Leistungserbringung und -vorbereitung erfolgen außerhalb der Dienstzeit 
  • Stellung eines diesbezüglichen Urlaubs- bzw. Gleitzeitantrages 
  • Akquisition bzw. Einladung erfolgt im Privatbereich 

5. Umgang mit Ressourcen 

5.1 Umgang mit Verbandseigentum und Mitteln 

Ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter gehen umsichtig und sorgsam mit verbandseigenen Mitteln um. 

Dies bedeutet: 

Schäden am Verbandseigentum (z. B. PC, Büromöbel, Fahrzeuge) sind unverzüglich anzuzeigen. Die Beschaffung von Ersatz ist abzuklären. 

5.2 Herkunft und Verwendung finanzieller Ressourcen 

Bei der Herkunft und der Verwendung von finanziellen Ressourcen haben ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter folgendes zu beachten: 

1.     Sollte ein Verdachtsmoment bestehen, dass Gelder aus illegaler Herkunft stammen, oder die Integrität der Organisation bzw. Person, die die finanziellen Ressourcen bereitstellt, in Frage stehen, ist dies unverzüglich anzuzeigen. 

2.     Alle Finanztransaktionen des LRVBW werden auf ihre sachliche Richtigkeit geprüft und unterliegen der Genehmigung mindestens einer zweiten unterschriftsberechtigten Person („Einhaltung des 4-Augen-Prinzips“). 

3.     Insbesondere ist der Finanzplan des LRVBW im Zusammenhang mit der Herkunft und Verwendung finanzieller Ressourcen verbindlich. 

6. Datenschutz und Vertraulichkeit 

Die im Arbeitsvertrag für hauptamtliche Mitarbeiter festgelegten Verpflichtungen zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit gelten entsprechend auch für die ehrenamtlichen Funktionsträger. Die Verpflichtungserklärung für ehrenamtliche Funktionsträger ist vor Antritt der jeweiligen Tätigkeit unterschreiben zu lassen. 

Neben den gesetzlichen Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetztes (BDSG) und der EU- Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gelten für ehrenamtliche Funktionsträger und hauptamtliche Mitarbeiter insbesondere folgende Vorgaben: 

1.     Es werden keine personenbezogenen Daten erhoben und verarbeitet, sofern keine Rechtsgrundlage besteht und die für die Organisation der Arbeit nicht notwendig sind. 

2.     Innerhalb des LRVBW werden mündliche oder schriftliche Auskünfte nur an eindeutig Berechtigte herausgegeben. 

3.     An Stellen außerhalb des LRVBW werden keine Auskünfte über Daten einzelner Personen herausgegeben, es sei denn, es besteht eine Rechtsgrundlage oder gesetzliche Verpflichtung (z.B. Übermittlung an Versicherungsträger oder das Finanzamt). 

• Bei allem Auskunftsersuchen oder Löschbegehren von betroffenen Personen, ist zwingend der Datenschutzkoordinator oder der Datenschutzbeauftragte mit einzubeziehen. 
• Unterlagen sind sowohl während als auch außerhalb der Arbeitszeit so aufzubewahren, dass sie für Unberechtigte nicht zugänglich sind. Nicht mehr benötigte Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, sind in den hierfür vorgesehenen Aktenvernichtungstonnen zu entsorgen. 
• In allen Zweifelsfällen ist der jeweilige Vorgesetzte, der interne Datenschutzkoordinator, der Datenschutzbeauftragte oder – wenn es Daten von Mitarbeiter*innen betrifft – das Ressort Personal der zuständige Ansprechpartner.

C. Verfahren zur Meldung von möglichen Verstößen 

Jeder hauptamtliche Mitarbeiter und ehrenamtliche Funktionsträger ist aufgefordert, im Zusammenhang mit der Einhaltung der Grundsätze einer guten Verbandsführung Fragen zu stellen, um Rat zu bitten und Bedenken hinsichtlich deren Einhaltung anzusprechen. 

Meldung von möglichen Verstößen 

1.     Grundsätzlich ist jeder, der Kenntnis oder Anhaltspunkte dafür hat, dass hauptamtliche Mitarbeiter oder ehrenamtliche Funktionsträger des LRVBW oder Mitglieder einer Delegation einer Sportveranstaltung, zu die der LRVBV eine Mannschaft entsendet, gegen die Grundsätze der guten Verbandsführung verstoßen haben, aufgefordert, dies zu melden. Eine Meldung kann mündlich oder schriftlich gemacht werden. 

2.     Alle Informationen werden sorgsam und vertraulich behandelt. 

3.     Hinweise können beim LRVBW Good Governance Beauftragten oder bei einem Mitglied des LRVBW Vorstandes direkt erfolgen 

4.     Sollte der Hinweis bei einer innerhalb des DOSB zuständigen Stelle oder bei der Ombudsstelle eingegangen sein, leiten diese den Hinweis umgehend an die Ethik-Kommission weiter. Die Weitergabe erfolgt jedoch nur, wenn der Hinweisgeber mit der Weitergabe des Hinweises und/oder der persönlichen Daten einverstanden ist. Die Ethik-Kommission dokumentiert den Eingang der Meldung in geeigneter Form. 

Der Hinweisgeber wird wegen der Meldung keine Nachteile erleiden, unabhängig davon, ob sich die Informationen letztlich als wahr erweisen sollten oder nicht, es sei denn, es liegt eine vorsätzlich falsche Anschuldigung vor. 

Die GG Beauftragte stellt verbindlich fest, ob der Betroffene gegen die Grundsätze einer guten Verbandsführung verstoßen hat oder nicht. Die Feststellung ist mit Gründen zu versehen. Sie ist dem Betroffenen und im Falle eines Verstoßes dem für die Sanktionierung zuständigen Gremium in Schriftform zuzuleiten. 

Wird ein Verstoß festgestellt, spricht der GG Beauftragte gegenüber diesem Gremium eine Handlungsempfehlung aus. 

In-Kraft-Treten der Good-Governance-Regularien

Der LRVBW Vorstand beschließt die GG-Regularien am Sonntag, den 21.03.2021. Sie treten mit dem Beschluss in Kraft. Den LRVBW Mitgliedsvereinen werden sie spätesten 10 Tage nach Beschluss zur Kenntnis gegeben und auf der LRVBW Homepage veröffentlicht.